Seit Jahren nimmt die Telearbeit, auch „Home Office“ genannt, immer mehr zu, aber erst die Covid-19-Pandemie und die Zunahme von Hochgeschwindigkeits-Internetleitungen wie Glasfaser haben diesen Trend unaufhaltsam beschleunigt.
In unserer täglichen Berufspraxis stoßen wir immer häufiger auf zwei spezifische Situationen: zum einen auf den Fall von Arbeitnehmern aus deutschen, schweizerischen oder österreichischen Unternehmen, die sich aus rein persönlichen Gründen für einen Umzug nach Spanien entscheiden und sich darauf geeinigt haben, weiterhin per Fernzugriff für die deutschen, schweizerischen oder österreichischen Unternehmen zu arbeiten, für die sie bereits tätig waren und die daher regelmäßig ihre Dienstleistungen von Spanien aus erbringen und vielleicht gelegentlich für einige Sitzungen oder Kundenbesuche in ihr Herkunftsland reisen. Zum anderen nehmen spanische Arbeitnehmer mit hohen technischen Qualifikationen Stellenangebote von Unternehmen aus Deutschland, der Schweiz oder Österreich an, die mit höheren Gehältern als die Spanier locken und die ihre Dienstleistungen vollständig aus der Ferne über das Internet erbringen werden.
Dieses unaufhaltsame Phänomen hat dazu geführt, dass sich viele ausländische Unternehmen an unsere Kanzlei gewandt haben, um sich über die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Pflichten zu informieren, die Arbeitgeber in Spanien zu erfüllen haben, damit ihre Mitarbeiter in Spanien von zu Hause aus arbeiten können.
Ausländische Unternehmen, die Arbeitnehmer in Spanien beschäftigen, sind immer an demselben Ziel interessiert, nämlich einen Arbeitnehmer legal einzustellen und dabei die geringstmöglichen steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen in Spanien einzuhalten.
Generell gilt, dass der Arbeitgeber (das deutsche, schweizerische oder österreichische Unternehmen) in seinem Herkunftsland steuerlich ansässig bleibt und in Spanien nur die Pflichten im Zusammenhang mit der Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung des Arbeitnehmers, der Abführung der einbehaltenen Beträge an die Steuerbehörden und der Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge zu erfüllen hat, ohne dass das deutsche, schweizerische oder österreichische Unternehmen in Spanien andere steuerliche Pflichten erfüllen muss, die für Unternehmen mit Sitz in Spanien typisch sind. Wie wir weiter unten sehen werden, gibt es jedoch Ausnahmen von dieser Regel in bestimmten Fällen, in denen die spanische Steuerbehörde davon ausgehen kann, dass das ausländische Unternehmen eine Betriebsstätte hat und daher aufgrund seiner Tätigkeit in Spanien zusätzliche steuerliche Pflichten zu erfüllen hat, weshalb es notwendig ist, dass ein erfahrener Steuerberater den Fall prüft, um böse Überraschungen für den Arbeitgeber zu vermeiden.
Welche Schritte muss ein deutsches, schweizerisches oder österreichisches Unternehmen vornehmen, um sich in Spanien registrieren zu lassen?
– Es muss einen Auszug aus dem Handelsregister ihres Herkunftslandes erhalten, der die wichtigsten Informationen über die ausländische Gesellschaft enthält (Name, Sitz, Tätigkeit, Geschäftsführer usw. ….).
– Es muss in seinem Herkunftsland oder in Spanien eine Vollmacht unterzeichnen, die es dem Steuerberater erlaubt, die Formalitäten in deren Namen in Spanien zu erledigen. Unsere Kanzlei wird einen Entwurf für diese Vollmacht erstellen.
– Für das ausländische Unternehmen muss eine Steueridentifikationsnummer (CIF) beantragt werden, die mit dem Buchstaben N beginnt, der ausländische Unternehmen ohne ständige Niederlassung in Spanien kennzeichnet
– Um die oben genannte Steueridentifikationsnummer (CIF) zu erhalten, muss zunächst eine Steueridentifikationsnummer (NIE) für jeden der Geschäftsführer des ausländischen Unternehmens beantragt werden.
– Beantragung einer elektronischen Signatur für den Nachrichtenverkehr mit der Behörde: Die elektronische Signatur muss alle 2 Jahre erneuert werden;
– Das ausländische Unternehmen muss sich bei der spanischen Sozialversicherung anmelden und erhält eine Beitragsnummer.
– Der Arbeitnehmer wird eingestellt, was zwei Hauptpflichten mit sich bringt:
- Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags zwischen den Parteien, der dem spanischen Recht und den spanischen Vorschriften (und nicht dem Recht des Herkunftslandes des Arbeitgebers) unterliegt, wobei wir empfehlen, diesen Vertrag in beiden Sprachen (Deutsch-Spanisch) abzufassen und der der Sozialversicherungsbehörde zur Legalisierung vorgelegt werden muss.
- Der Arbeitnehmer muss bei der Sozialversicherung angemeldet werden, wofür eine Beitragsnummer erforderlich ist, die den Arbeitnehmer für alle Zwecke identifiziert, auch für die Krankenversicherung oder die Rentenversicherung und wenn der Arbeitnehmer kein Spanier ist, muss für ihn auch eine Steueridentifikationsnummer (NIE) beantragt werden.
- Für den Arbeitgeber muss eine digitale Unterschrift eingeholt werden, ein obligatorischer Online-Zugang, der für die Anmeldung des Unternehmens bei der Sozialversicherung und für die Registrierung im so genannten obligatorischen elektronischen Meldesystem (NEO) unerlässlich ist, das es der spanischen Steuerbehörde ermöglicht, alle Meldungen an einen elektronischen Briefkasten zu senden, der regelmäßig abgerufen werden muss.
Welche gesetzliche Regelung gilt für das Home Office?
Artikel 13 des Arbeiterstatuts
Gesetz 10/2021 vom 9. Juli über Fernarbeit.
Gesetz 35/2006 vom 5. November 2006 über die Einkommensteuer von natürlichen Personen
Gesetz 27/2014 vom 27. November zur Unternehmensbesteuerung
Sozialversicherungsvorschriften über die Sozialversicherungsbeiträge.
Europäische Verordnung 883/2004
Neuigkeiten ab 1.Juli 2023
empfehlen wir Ihnen, unseren Artikel über die Neuerungen bei der Besteuerung der Home Office ab dem 1. Juli 2023 zu lesen.
Zusammenfassung-ausländischer Arbeitgeber in Spanien DE
Kosten der Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer DE