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Es fundamental que cualquier autónomo o pequeño empresario conozca perfectamente que gastos puede deducirse a la de determinar el beneficio que se tomará base para el cálculo de su IRPF, evitando errores que pueden dar lugar a desagradables sorpresas y sanciones.

 

¿Qué exige Hacienda para que un gasto sea deducible?

  • Los gastos tienen que estar vinculados a la actividad económica que realizas como autónomo. Demostrar la relación con la actividad corresponde al contribuyente que deberá hacer un esfuerzo probatorio. Ejemplo: El Sr.X pretende deducirse los gastos viaje a Barcelona para asistir a una feria de su sector, para que el gasto sea deducible deberá disponer de justificantes los más amplios posibles (entradas al recinto ferial, catálogos que ha obtenido, tarjetas de visita etc…) para convencer a Hacienda que no ha sido puro viaje de placer sin relación con la actividad.

 

  • Los gastos deben de estar justificados con sus correspondientes facturas. Resulta tedioso, pero hay que acostumbrarse en toda situación facturas. Un simple ticket o recibo no será deducible ya que no permite identificar al receptor.

 

  • Han de estar registrados en la contabilidad, es decir, en el libro de gastos e inversiones que obligatoriamente tienes que cumplimentar como autónomo.

 

¿Las amortizaciones del inmovilizado?

Obviamente son deducibles, pero con los límites que establecen unas tablas simplificadas de amortización que publica Hacienda.

¿Y las provisiones por impagos? ¿Y los pequeños gastos?

Las provisiones por insolvencia son un capítulo muy importante, un autónomo puede que haya facturado 100.000€ en un año puede encontrase con la desagradable sorpresa de que un cliente no le pague una factura (por ejemplo 30.000€) excusándose en problemas económicos o mala calidad de los trabajos realizados.

Aquellos autónomos que tributen por “estimación directa normal” (les obliga a cumplimentar una contabilidad por partida doble muy similar a las sociedades) podrán siempre que cumplan algunos requisitos el deducir como gasto la totalidad del impago (es decir los 30.000€)

Observemos un ejemplo de tributación por estimación directa normal.

Autónomo por estimación directa “normal”. Cálculo ejemplo de beneficio 2018

Ingresos totales ejercicio 2018                                                       100.000€

Otros gastos deducibles diferentes del impago                           -60.000€

Provisión insolvencias (impago cliente)                                        -30.000€

Beneficio del ejercicio 2018                                                             10.000€

 

En cambio los autónomos con menor volumen (los que facturen anualmente menos de 600.000€ y no hayan optado voluntariamente por el método de estimación directa “normal”) sufren importantes limitaciones y pueden deducir por dicho concepto solo un 5% de su beneficio y con un máximo de 2.000€ anuales

Dichos límites se aplican también a los llamados “gastos de difícil justificación” entre los que incluimos pequeños gastos para los que se ha obtenido factura o para los que resulta complicado demostrar su relación con la actividad.

Observemos un ejemplo de tributación por estimación directa simplificada.

Autónomo por estimación directa “simplificada”. Cálculo ejemplo de beneficio 2018

Ingresos totales ejercicio 2018                                                       100.000€

Otros gastos deducibles diferentes del impago                           -60.000€

Beneficio previo                                                                                  40.000€

5% para provisiones y gastos de difícil justificación                      -2.000€ (con límite 2.000€)

Provisión insolvencias (impago cliente)                                         38.000€

Beneficio del ejercicio 2018                                                             10.000€

La comparación entre el resultado de ambos sistemas habrá dejado sorprendido a más de uno, mientras que con la estimación directa  “normal” se tributará por el beneficio “real”, en la estimación directa “simplificada” el pobre autónomo declarará un presunto beneficio de 38.000€ totalmente alejado de los probables problemas de liquidez que le habrá provocado el impago.

¿ Qué gastos no acepta Hacienda como deducibles en el IRPF del autónomo?

El artículo 15 Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades, que regula también los del IRPF establece determinadas limitaciones a la deducción y entre ellas podemos destacar:

  1. Las multas y sanciones, teniendo también en cuenta los recargos que hayas podido contraer por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.
  2. Los donativos y liberalidades.
  3. Las pérdidas del juego.
  4. Los gastos que hayas tenido con personas o entidades que residan en paraísos fiscales. En este caso debido a que se duda de su realidad.
  5. El IVA soportado que ya se haya podido deducir.

 

Algunos gastos conflictivos y novedades 2018

Existe una serie de gastos especiales que suscitan problemas por su difícil justificación. A priori, siempre que estén afectos a la actividad los gastos son deducibles pero el criterio estricto de Hacienda para demostrar su vinculación imposibilita su deducción.

  • Los gastos de la vivienda donde se ejerce la actividad. La nueva ley de autónomos llega a una solución salomónica que a nuestro entender se queda muy corta. Ejemplo: un diseñador gráfico que vive en un piso de 100 metros utiliza una habitación de 15m2 como despacho (15% de la superficie del piso), podrá descontarse el 15% de los gastos de la vivienda (IBI, comunidad, intereses etc…).Se permite esa deducción a “prorrata” dado que se considera que la vivienda es un bien en donde se puede individualizar la superficie dedicada a la actividad, pero con respecto a los suministros se le aplica un regla especial según la cual se podrá deducir solo el 30% de los gastos por suministros de la parte afecta a la actividad (esto es un 15% del total) y ello dejará a ls autónomos con gusto a muy poco y así en nuestro ejemplo podrían deducirse solo un 4,5% del total de gastos por suministros (30% del 15% afecto).

 

  • Teléfono móvil. La ley del IRPF solo acepta su deducibilidad si se trata de líneas dedicadas el 100% a la actividad, pero no si tienen uso particular y profesional. Por tanto, recomendamos que aquellos que tengan un gasto importante por este concepto tengan dos líneas de teléfono plenamente separadas, la particular y la profesional que será la deducible. (adjuntamos al efecto las consultas tributarias V2382-13, V2400-13 y V0601-14)

 

 

  • Vehículos: El reglamento del IRPF establece que únicamente podrán deducirse los gastos asociados a un vehículo (amortización, intereses, seguros, gasolina etc…) cuando esté dedicado exclusivamente a la actividad, por tanto aquellos que utilicen un mismo vehículo para su actividad pero por ejemplo para acompañar a sus hijos a la escuela, no podrán deducirlo. (Adjuntamos al efecto la consulta V2400-13 y V0601-14)

 

 

Las cuotas de IVA no deducibles para el autónomo.

 

  • No serán deducibles las cuotas de IVA respecto de las cuales se carezca de factura. La obligatoriedad de tener que disponer de factura ha sido una constante y una pesadilla para muchos contribuyentes. Afortunadamente en los últimos años se han sucedido diferentes pronunciamientos judiciales que flexibilizan dicha postura y permiten en ciertos casos la deducibilidad sin factura.

 

  • No podrán deducirse las cuotas de bienes o servicios utilizados para la actividad y para uso propio (art. 95 ley IVA). Por tanto no podrán deducirse teléfonos móviles, pero respecto de los vehículos más habituales (turismos, ciclomotores, motos) el art. 95.tres.2ª establece una excepción, presumiéndose deducibles un 50% de las cuotas. Tenemos aquí una situación singular según la cual un vehículo no afecto exclusivamente a la actividad no sería deducible a efectos de IRPF pero podría deducirse en un 50% a efectos de IVA. La deducción podrá ser superior al 50% si se demuestra un grado de afectación superior.

V0601-14 no deducibilidad vehículo ni teléfono

V2400-13 no deducible ni vehículo ni teléfono

V2382-13 Teléfono movil no deducible

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