Häufige Verwechslung zwischen der A1-Bescheinigung und der Sozialversicherungspflicht in Spanien
Spanien hat mit zahlreichen Ländern, darunter Deutschland, Österreich und der Schweiz, Abkommen geschlossen, die es Arbeitnehmern ermöglichen, bei einer vorübergehenden Entsendung nach Spanien weiterhin im Herkunftsland sozialversichert zu bleiben. Dies wird durch die A1-Bescheinigung nachgewiesen, die von der zuständigen Sozialversicherungsbehörde des Heimatlandes ausgestellt wird. Voraussetzung ist jedoch, dass der Arbeitnehmer seinen Wohnsitz nicht in Spanien hat und lediglich vorübergehend zu einem bestimmten Zweck dorthin entsendet wird.
Anders ist die Lage, wenn der Arbeitnehmer seinen Wohnsitz in Spanien hat und für ein deutsches, österreichisches oder schweizerisches Unternehmen arbeitet. In diesem Fall handelt es sich nicht um eine Entsendung, sondern um eine freiwillige Verlagerung des Wohnsitzes. Es greift dann die Verordnung (EG) Nr. 883/2004, welche unter anderem das sogenannte grenzüberschreitende Arbeiten regelt. Maßgeblich ist hierbei das Prinzip „lex loci laboris“ – also das Recht des Landes, in dem die Arbeit tatsächlich ausgeführt wird. Das bedeutet, dass in der Regel Sozialversicherungsbeiträge in Spanien zu entrichten sind.
Seit dem 1. Juli 2023 gilt ein multilaterales Rahmenabkommen zwischen zahlreichen europäischen Ländern (u.?a. Spanien, Deutschland, Schweiz, Österreich, Luxemburg), das eine gewisse Flexibilisierung im Rahmen des Artikels 16 Absatz 1 der VO (EG) Nr. 883/2004 erlaubt. Es sieht drei Fallgestaltungen vor:
- a) Arbeitnehmer, die weniger als 25?% ihrer Tätigkeit in Spanien ausüben, bleiben im Sozialversicherungssystem des Arbeitgebers (z.? in Deutschland oder der Schweiz) versichert.
- b) Arbeitnehmer, die zwischen 25?% und 50?% ihrer Tätigkeit in Spanien ausüben, können frei wählen, in welchem Land sie versichert sein möchten – im Wohnsitzland (Spanien) oder im Sitzland des Arbeitgebers.
- c) Arbeitnehmer, die mehr als 50?% ihrer Tätigkeit in Spanien ausüben (was auf die Mehrheit der Online-Home-Office-Arbeitskräfte zutrifft), sind verpflichtet, sich in Spanien zu versichern.
Trotz dieser Regelung bestehen häufig Missverständnisse. Manche Arbeitgeber in Deutschland, der Schweiz oder Österreich gehen fälschlicherweise davon aus, dass eine A1-Bescheinigung genügt, um auch für dauerhaft in Spanien ansässige Mitarbeiter weiterhin im Herkunftsland Beiträge zu zahlen. Die spanischen Sozialversicherungsbehörden haben jedoch klargestellt, dass die A1-Bescheinigung nur bei vorübergehender Entsendung gültig ist.
In den meisten Fällen muss daher die Sozialversicherung in Spanien abgeführt werden. Außerdem – wie weiter unten erläutert – ist es häufig sinnvoll, dass der Arbeitgeber auch die spanische Lohnsteuer („Lohnsteuer“) abführt.
Wo wird die Lohnsteuer gezahlt – im Land des Arbeitgebers oder im Land des Arbeitnehmers?
Nach den meisten Doppelbesteuerungsabkommen (basierend auf dem OECD-Musterabkommen) ist das Wohnsitzland des Arbeitnehmers für die Besteuerung von Arbeitseinkommen zuständig. Bei in Spanien wohnhaften Arbeitnehmern bedeutet dies, dass die spanische Einkommensteuer greift.
Verfügt der Arbeitgeber jedoch über keine Betriebsstätte in Spanien, ist er gesetzlich nicht verpflichtet, die Lohnsteuer in Spanien einzubehalten. Dies wurde durch mehrere verbindliche Auskünfte der spanischen Steuerbehörde (V2223-22, V2614-22, V2883-23) bestätigt.
Die Folge ist, dass der Arbeitnehmer sein Bruttogehalt (abzüglich Sozialversicherungsbeiträge) ohne Steuerabzug erhält. Das führt häufig zu unangenehmen Überraschungen bei der Steuererklärung, da keine Vorauszahlungen geleistet wurden. Viele Arbeitgeber entscheiden sich deshalb freiwillig dafür, die Lohnsteuer im Namen des Arbeitnehmers zu zahlen – ein Vorgehen, das wir ausdrücklich empfehlen.
Legalisierung des Unternehmens in Spanien
Zur Legalisierung des Arbeitgebers benötigen wir:
- Einen aktuellen und apostillierten Handelsregisterauszug des Unternehmens (aus Deutschland, der Schweiz oder Österreich).
- Eine notariell beurkundete und apostillierte Vollmacht in deutscher und spanischer Sprache, mit der wir u.?a. die Steuernummer beantragen, das Unternehmen bei der Sozialversicherung vertreten und ein elektronisches Postfach einrichten können.
- Falls es mehrere Geschäftsführer gibt, ein notariell beglaubigter und apostillierter Verwaltungsratsbeschluss zur Bestimmung eines Vertreters für Spanien.
NIE für den Geschäftsführer
Für die Beantragung der Steuernummer muss der Geschäftsführer über eine spanische Steueridentifikationsnummer (NIE) verfügen. Diese kann durch unsere Kanzlei beantragt werden, sofern dies durch die Vollmacht abgedeckt ist. Der Erhalt der NIE verpflichtet nicht zur steuerlichen Registrierung in Spanien.
Kein Betriebsstätte in Spanien
Die Anstellung eines Arbeitnehmers mit Wohnsitz in Spanien führt nicht automatisch zu einer Betriebsstätte. Nur wenn der Arbeitgeber über feste Geschäftsräume oder Vertreter mit Vertragsvollmacht in Spanien verfügt, liegt eine Betriebsstätte im steuerrechtlichen Sinne vor. Andernfalls entstehen keine steuerlichen Pflichten für das Unternehmen in Spanien.
Pflichten des Arbeitgebers in Spanien
Die wesentlichen Pflichten sind:
- (Freiwillige) Abführung der spanischen Einkommensteuer für den Arbeitnehmer.
- Abführung der Sozialversicherungsbeiträge.
- Abschluss eines spanischen Arbeitsvertrags, der den Mindestanforderungen (z.?B. Arbeitszeiten, Urlaub, Kündigungsschutz) entspricht.
- Elektronischer Empfang amtlicher Mitteilungen.
- Ernennung eines gesetzlichen Vertreters gegenüber der Sozialversicherung.
Unsere Kanzlei übernimmt sämtliche Formalitäten.
Viele Arbeitgeber besitzen keine spanische Bankverbindung für Steuer- und Beitragszahlungen. In diesen Fällen stellen wir ein Treuhandkonto zur Verfügung. Die Gehaltszahlung selbst kann problemlos aus dem Ausland erfolgen – sowohl auf spanische als auch ausländische Konten der Arbeitnehmer.